FORMULIR ANALISISJABATAN
(Job Analysis Questioner)
Satker UIN Sunan Ampel Surabaya
No. Kode Jabatan: B1220 & B1230 Tanggal Pengisian: 23 April 2015
Warna kuning berkaitan dengan faktor Komtek |
A. IDENTITAS JABATAN
1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
2.
Warna coklat berkaitan dengan faktor wewenang |
B. TUGAS UTAMA, WEWENANG, DAN HASIL KERJA YANG DIHARAPKAN DARI KEGIATAN KERJA TERSEBUT
No. | Kegiatan | Wewenang Hak mengambil keputusan/ tindakan sendiri | Out put |
1. | Menyusun rencana kegiatan dan program kerja administrasi umum & keuangan | Melaksanakan sesuai disposisi pimpinan | RKAKL, Rencana Penarikan Dana (RPD), forecasting |
2. | Mendistribusikan pekerjaan pada JFU sesuai tusi masing-masing | Membagi tugas kepada JFU | Tugas terbagi sesuai dengan tusi masing-masing |
3. | Membimbing dan memeriksa tugas dan pekerjaan JFU | Memberi petunjuk kepada JFU | Kegiatan berjalan sesuai rencana / tepat waktu |
4. | Mengevaluasi tugas dan pekerjaan administrasi umum & keuangan | memberikan arahan dalam hal menyelesaikan persoalan di bagian administrasi umum & keuangan | Laporan hasil kegiatan sesuai dengan uraian tugas |
5. | Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan administrasi umum & keuangan | Mengkoordinasikan rencana kegiatan dengan bagian-bagian terkait (jurusan, akademik, umum dan kepegawaian) | RKAKL yang sah |
6. | Melaksanakan tata persuratan & keuangan | Melaksanakan administrasi kepegawaian & Membagi tugas pekerjaan yang berkaitan dengan Keuangan dan perbendaharaan (PDG & BPP) | Terlaksananya tugas kedinasan sesuai perintah |
7. | Melaksanakan pelayanan kehumasan dan Protokoler & keuangan | Melakukan pelayanan tamu pimpinan, antar jemput pimpinan & kehumasan | Terselenggaranya kepuasan dalam pelayanan |
8. | Melaksanakan administrasi dan pengelolaan Barang milik Negara & keuangan | Mengkonsultasikan rencana pengadaan ATK ke pimpinan/Wadek II | laporan setiap tri wulan keadaan opname barang |
9. | Melaksanakn administrasi kerumahtanggaan & keuangan | Melakukan pengawasan keamanan gedung dan lingkungan fakultas | Terciptanya lingkungan kampus yang nyaman, bersih |
10. | Melaksanakan Layanan Sistem Informasi Fakultas & keuangan | Memasukkan dan mengup date data ke website fakultas | Tidak banyak melakukan kesalahan |
11. | Memonitoring dan mengevaluasi program serta anggaran | Mengonsep laporan evaluasi program serta pengajuan anggaran | Ketepatan waktu pelaksanaan dan Penyelesaian |
12. | Membuat laporan administrasi umum & keuangan (realisasi anggaran) | Melaksanakn penyusunan laporan hasil pelaksanaan | Terbentuknya laporan ATK & realisasi anggaran setiap triwulan |
13. | Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan | Menerima perintah dari pimpinan | Tercapainya tugas kedinasan sesuai disposisi pimpinan |
C. POSISI JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Nama Jabatan | Sifat Hubungan*) | Unit kerja | Jumlah Orang | |
Atasan | KTU | Lini & Matrik Operasional | Fakultas & Rektorat | 9 |
Bawahan | JFU | Lini | Fakultas | 4 |
Warna hijau berkaitan dengan faktor manajerial |
*) catatan
- Lini : hubungan struktural langsung yang tersermin jelas dalam struktur organisasi . Atasan lini mempimpin unit kerja, karena bertanggungjawab terhadap pembinaan dan pengembangan bawahan.
- Matrik operasional : hubungan tim kerja operasional, biasanya dengan anggota tim atau bawahan yang bersifat tetap. Atasan memimpin proses kerja
- Matriks proyek : Hubungan tim kerja bersifat proyek, dapat dilaksanakan dengan angota tim atau bawahan yang berganti-ganti. Atasan memimpin proses kerja
Warna kuning berkaitan dengan faktor Komtek |
D. PENGETAHUAN, PENGALAMAN, & PELATIHAN
1. Pendidikan minimal menduduki jabatan ini : Mininal Sarjana ( S-1 )
2. Pelatihan/sertifikasi/pengalaman yang diperlukan :
Pelatihan | Sertifikasi/lisensi | Pengalaman |
1. Pelatihan kehumasan dan keprotokoleran | Sertifikasi | 5 hari |
2. Pelatihan tata persuratan / kerarsipan | Sertifikasi | 1 minggu |
3. Pelatihan Sistem Penilaian Angka kredit & Sasaran Kinerja pegawai | Sertifikasi | 1 minggu |
4. Pelatihan Barang dan Jasa | Lisensi | 1 bulan |
5. Pelatihan Sistem Informasi Kepegawaian | Sertifikasi | 1 minggu |
6. Kursus Bahasa asing | Sertifikasi | 6 bulan |
7. Diklat manajemen SDM | Sertifikasi | 1 minggu |
8. Diklat Perencanaan dan Program Kerja | lisensi | 3 minggu |
9. Diklat Akutansi dan Keuangan | Lisensi | 1 bulan |
10. Diklat Perpajakan | Sertifikasi | 1 minggu |
11. Diklat Perbendaharaan | Lisensi | 1 bulan |
E. Komunikasi dan relasi
Jabatan | Perihal informasi, tujuan dan startegi *) | |
Internal | Kasubbag. Akademik KaProdi/Kajur Kabag. TU Dekan/Wadek Kabag Umum Kabag. Kepegawaian Kabag. Kerjasama LPM Kepala BIRO AUPK Kabag Perencanaan Kabag Keuangan | Penyediaan ATK,Ruang kuliah, Sarana prasarana perkuliahan, Menghitung jumlah mhs, wisuda dsb Penyediaan anggaran Koordinasi jadwal kuliah, Skripsi, Proposal , PPL dll Menindaklanjuti disposisi pimpinan Koordinasi kebijakan pimpinan Koordinasi pengadaan dan pemeliharaan BMN Proses kenaikan pangkat, pensiun, SPMT/SPMJ, Tugas Belajar, dll Penyediaan informasi Koordinasi tentang BKD Koordinasi tentang bagian AUPK Koordinasi Perencanaan Koordinasi pagu anggaran |
Eksternal | Kepala Sekolah Pimpinan Pimpinan Pimpinan | Guru pamong PPL Penelitian skripsi mahasiswa Praktikum Bahasa Inggris dan Arab Koordinasi PPL Ekonomi Syariah |
Warna biru berkaitan dengan faktor komunikasi |
*) catatan
- Perihal informasi : Data, laporan, perjanjian, rekomendasi hasil analisis dan semacamnya.
- Tujuan : Memberi/menerima penjelasan, memotivasi, menyakinkan, negosiasi, konseling dan semacamnya.
- Media strategis : verbal, presentasi, menulis/membaca memo, membaca/menulis laporan dan semacamnya.
F. Kondisi kerja
1. | Waktu kerja ¨ Waktu kerja reguler √ ¨ Shift ¨ Non Shift ¨ On call |
2. | Kondisi lingkungan Kerja ¨ Di dalam ruangan √ ¨ Di luar ruangan ¨ Lingkungan berbahaya pengaruh bahan kimia/radiasi/infeksi dan semacamnya |
3. | Tautan fisik ¨ Normal sebagaimana pekerjaan perkantoran baik administrasi/teknis √ ¨ Pengamatan pada suhu obyek konsentrasi mata terus menerus ¨ Koordinasi antar pemikiran mendalam konsentrasi panca indra dan gerakan tangan dan koordinasi dengan tindakan pihak lain pada momen yang bersamaan ¨ Koordinas antara pemikiran mendalam konsentrasi panca indra dan gerakan tangan ¨ Frekuensi berjalan antar ruang tinggi ¨ Mengangkat beban dengan sangat hati-hati karena berresiko Lainnya jelaskan: ………………………………………………………………………………………………………………………………….. |
4. | Sifat pekerjaan ¨ Koordinas antara kegiatan √ ¨ Bekerja sendiri sampai dengan hasil ¨ Intensif bekerje secara tim Lainnya jelaskan: ………………………………………………………………………………………………………………………………….. |
Warna merah muda berkaitan dengan faktor Kondisi kerja |
G. TUNTUTAN ANALITIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Adalah tuntutan olah pikir yang melibatkan konsentrasi mental dalam merubah masukan menjadi keluaran atau output yang terkait dengan tingkat kompleksitas tugas pedoman pengambilan keputusan
¨ Baku, sangat rutin dapat dilaksanakan langsung, pedoman bersifat teknis, mudah dimengerti √ ¨ Rutin, pola pengambilan keputusan yang telah dapat diterima lingkungan, logika sedarhana ¨ Semi rutin √ ¨ Khusus dan operasional menterjemahkan garis besar intrusksi mengikuti SOP √ ¨ Interpretasi kondisi teknis terkait prinsip-prinsip pengetahuan teknis √ ¨ Berdasarkan kebijakan bidang fungsional terkait dengan kondisi lapangan menetukan cara dan tahapan kerja ¨ Berdasarkan pedoman dan kebijakan bisnis serta justifikasi terhadap kondisi opersional ¨ Justifiksi antara kebijakan dan kepentingan internal organisasi dengan hukum dan ilmu pengetahuan dan aspek bisnis jangka panjang ¨ Semuanya benar |
Warna orange berkaitan dengan faktor Pedoman keputusan |
H. RESIKO
¨ Terdapat kerugian material yang cukup berarti sebutkan (gedung, komputer, AC, LCD dll) ¨ dengan kerusakan serius pada alat kerja yang cukup berarti ¨ menimbulkan kecelakaan kerja ¨ menimbulkan masalah hukum yang harus ditanggung secara pribadi ¨ menimbulkan masalah hukum yang harus ditanggung secara organisasi ¨ menimbulkan masalah yang berdampak pada strategi bisnis dan kehidupan berjangka panjang organisasi ¨ lainnya sebutkan ……………………………………………………………………………………………………………………………………. |
Warna hijau berkaitan dengan faktor lingkungan kerja |
I. DAMPAK (IMPACT) BAGI ORGANISASI
¨ Tidak langsung (indeterminate) ¨ Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari total obyektif sesuatu unit yang relative kecil dari organisasi ¨ Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari total obyektif sesuatu bagian dari organisasi ¨ Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari target yang terkait pencapaian obyektif sesuatu bagian dari organisasi ¨ Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari target yang terkait pencapaian beberapa obyektif sesuatu bagian atau keseluruhan organisasi dari organisasi ¨ Semuanya benar |
Warna ungu berkaitan dengan faktor probabilitas resiko |
J. TANGGUNGJAWAB TERHADAP KEUANGAN DAN ASET FISIK
1. | Berapa jumlah anggaran operasional pertahun yang harus dipertanggungjawabkan oleh jabatan ini. 1,5 milyaran |
2. | Berapa nilai alat/sarana/aset fisik yang berada dalam batas pengelolaan langsung jabatan ini: a. pemeliharaan gedung 1 milyaran b. Pemeliharaan peralatan dan mesin 500 juta c. Pemeliharaan furniture 250 juta |
Warna abu-abu berkaitan dengan faktor wewenang dan tanggungjawab harta |
Jika ada informasi lain yang perlu disampaikan tentang isi /informasi yang dapat dituliskan disini: 1. Anggaran pemeliharaan masih kurang 2. Pembagian tugas masih tumpang tindih · SK dan Surat Tugas, SPD kegiatan kepanitiaan seharusnya dibuat oleh oleh siapa? Bag. Umum ataukah panitia · Parkir kendaraan di fakultas yang semrawut karena lahan yang tersedia tidak seimbang dengan jumlah kendaraan, merupakan tanggung jawab fakultas ataukah rektorat? · Laporan Kinerja Dosen (LKD) yang berupa BKD seharusnya ditangani oleh kepegawaian ataukah Bag. Akademik fakultas? Sebagain fakultas LKD ditangani oleh bidang kepegawaian dan sebagian lagi ditangani oleh bagian akademik. 3. Tenaga Verifikatur sangat kurang sehingga SPJ antri panjang ............ 4. Struktur kelas hasil renovasi bangunan, rata-rata jendela berlubang(ada slempitan antara kaca dan tembok) sehingga dijadikan tempat sampah bagi mahasiswa, padahal sudah disediakan tempat sampah dan sudah diberi tulisan buanglah sampah pada tempatnya di tiap ruangan. Bagaimana cara mengatasi keadaan yang begini? |
K. Pengesahan
Disetujui Oleh : | |
Atasan langsung | Pemegang jabatan |
Noor Tatik Handayani, S.Ag, M.Pd.I | Kutsiyatin, S.Ag; M.Si |
Validasi Oleh : | |
Tim Analisis Jabatan | |
Nama Jelas ……………………………………….. | Tanggal ……………………………………….. |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar